Organisation et flux de travail : une entreprise qui avance sans s'épuiser

Comment nous procédons, ligne par ligne

1. 1 Un premier appel vidéo avec la direction fixe les objectifs et les équipes à rencontrer.
2. 2 Nous envoyons un questionnaire court et anonyme à vos équipes sur leurs outils, leurs réunions et leurs frustrations.
3. 3 Nous menons des entretiens en visioconférence avec quelques personnes de chaque équipe, y compris dans des fuseaux horaires différents.
4. 4 Nous inventorions vos outils et abonnements pour repérer les doublons et les licences inutilisées.
5. 5 Nous dessinons une carte des échanges, des tâches et des documents, avec les endroits où l’information se perd.
6. 6 Nous classons les problèmes selon leur coût en temps et présentons le diagnostic lors d’une restitution en visioconférence.

Comment nous procédons, ligne par ligne

1. 1 Nous proposons une organisation cible : où échanger, où suivre les tâches, où ranger les documents et comment écrire une décision.
2. 2 Nous définissons les canaux, les espaces et les conventions de nommage, ainsi que les rituels d’équipe à garder ou à supprimer.
3. 3 Nous créons les modèles de projets, les statuts et la répartition des responsabilités.
4. 4 Nous comparons les outils possibles, comme Slack ou Microsoft Teams, ClickUp, Asana ou Notion, selon votre taille, votre budget et vos habitudes, sans aucune commission.
5. 5 Nous rédigeons une charte d’usage claire et le plan d’arrêt des abonnements inutiles.
6. 6 Nous présentons l’ensemble à la direction en visioconférence et l’ajustons avant validation.

Comment nous procédons, ligne par ligne

1. 1 Nous configurons les espaces, les canaux et les droits d’accès par équipe dans les outils retenus.
2. 2 Nous activons les intégrations natives entre messagerie, gestion de projets et documents.
3. 3 Nous migrons les projets et documents encore utiles, en laissant de côté ce qui est obsolète.
4. 4 Nous construisons les automatisations avec Zapier, Make ou Power Automate : création de tâches, notifications, relances et circuits de validation.
5. 5 Nous testons chaque automatisation sur des cas réels et vérifions qu’une erreur prévient la bonne personne.
6. 6 Une équipe pilote volontaire commence à travailler dans la nouvelle organisation et nous remonte ses retours chaque semaine.
7. 7 Nous ajustons la configuration et la charte selon ces retours avant d’élargir.

Comment nous procédons, ligne par ligne

1. 1 Nous déployons équipe par équipe, en commençant par celles qui sont prêtes.
2. 2 Nous animons des formations courtes en visioconférence, sur les cas réels de chaque équipe.
3. 3 Nous partageons la charte d’usage et des guides simples, accessibles dans vos outils.
4. 4 Nous suivons des indicateurs d’usage, comme l’activité dans les espaces et les tâches mises à jour.
5. 5 Un point d’ajustement après un mois recense ce qui bloque et nous corrigeons la configuration.
6. 6 Si vous le souhaitez, nous administrons ensuite vos outils, accueillons les nouveaux collaborateurs et revoyons l’organisation à intervalles réguliers.