Come gestiamo il tuo progetto Organizzazione e flussi di lavoro

Come procediamo, punto per punto

1. 1 Una prima videochiamata con la direzione fissa gli obiettivi e i team da incontrare.
2. 2 Inviamo ai tuoi team un breve questionario anonimo su strumenti, riunioni e frustrazioni.
3. 3 Conduciamo colloqui in videoconferenza con alcune persone di ogni team, anche in fusi orari diversi.
4. 4 Inventariamo i tuoi strumenti e abbonamenti per individuare duplicati e licenze inutilizzate.
5. 5 Disegniamo una mappa di comunicazioni, attività e documenti, con i punti in cui le informazioni si perdono.
6. 6 Classifichiamo i problemi in base al loro costo in tempo e presentiamo la diagnosi in una restituzione in videoconferenza.

Come procediamo, punto per punto

1. 1 Proponiamo un'organizzazione target: dove comunicare, dove seguire le attività, dove archiviare i documenti e come mettere per iscritto una decisione.
2. 2 Definiamo canali, spazi e convenzioni di denominazione, oltre ai rituali di team da mantenere o eliminare.
3. 3 Creiamo i modelli di progetto, gli stati e la ripartizione delle responsabilità.
4. 4 Confrontiamo gli strumenti possibili, come Slack o Microsoft Teams, ClickUp, Asana o Notion, in base alle tue dimensioni, al tuo budget e alle tue abitudini, senza alcuna commissione.
5. 5 Redigiamo linee guida d'uso chiare e il piano di disdetta degli abbonamenti inutili.
6. 6 Presentiamo il tutto alla direzione in videoconferenza e lo adattiamo prima dell'approvazione.

Come procediamo, punto per punto

1. 1 Configuriamo spazi, canali e diritti di accesso per team negli strumenti scelti.
2. 2 Attiviamo le integrazioni native tra messaggistica, gestione dei progetti e documenti.
3. 3 Migriamo i progetti e i documenti ancora utili, lasciando da parte ciò che è obsoleto.
4. 4 Costruiamo le automazioni con Zapier, Make o Power Automate: creazione di attività, notifiche, solleciti e flussi di approvazione.
5. 5 Testiamo ogni automazione su casi reali e verifichiamo che un errore avvisi la persona giusta.
6. 6 Un team pilota volontario inizia a lavorare con la nuova organizzazione e ci invia i suoi riscontri ogni settimana.
7. 7 Adattiamo la configurazione e le linee guida in base a questi riscontri prima di estendere.

Come procediamo, punto per punto

1. 1 Introduciamo la nuova organizzazione team per team, iniziando da quelli pronti.
2. 2 Conduciamo formazioni brevi in videoconferenza, sui casi reali di ogni team.
3. 3 Condividiamo le linee guida d'uso e guide semplici, accessibili nei tuoi strumenti.
4. 4 Monitoriamo indicatori di utilizzo, come l'attività negli spazi e le attività aggiornate.
5. 5 Un punto di verifica dopo un mese raccoglie ciò che blocca e correggiamo la configurazione.
6. 6 Se lo desideri, in seguito amministriamo i tuoi strumenti, accogliamo i nuovi collaboratori e rivediamo l'organizzazione a intervalli regolari.