Ogni informazione ha il suo posto
Chat per parlare, strumento di progetto per seguire, spazio documentale per conservare: si sa dove cercare e dove scrivere.
Slack, Teams, ClickUp, Notion e i giusti rituali
Organizzazione e flussi di lavoro: un'azienda che avanza senza logorarsi
Quando le informazioni si perdono tra e-mail, chat, fogli di calcolo e riunioni, tutto il team rallenta. Organizziamo il modo in cui la tua azienda lavora ogni giorno: canali di comunicazione, gestione di attività e progetti, documentazione, flussi di approvazione e automazioni. Ottieni un'organizzazione messa per iscritto, strumenti scelti in base alle tue esigenze reali, configurati, collegati tra loro e adottati dai tuoi team. Esperti del lavoro a distanza, ti accompagniamo da remoto, ovunque tu sia, dalla diagnosi fino al monitoraggio.
Il tuo risultato
Una soluzione utile oggi, solida domani.
Meno riunioni ed e-mail
Stati visibili, decisioni scritte e rituali brevi sostituiscono lunghe catene di e-mail e riunioni inutili.
Strumenti scelti, non subiti
Non vendiamo abbonamenti: consigliamo lo strumento adatto alla tua dimensione, al budget e alle abitudini, e riduciamo il numero di strumenti.
Un'organizzazione che dura
Convenzioni scritte, modelli di progetto, inserimento dei nuovi e monitoraggio dell'uso: l'organizzazione sopravvive a partenze e crescita.
Il servizio nel dettaglio
Organizzazione e flussi di lavoro: cosa comprende il servizio
Per chi: Per dirigenti, team in crescita, aziende che lavorano a distanza o su più fusi orari e organizzazioni che accumulano strumenti che si sovrappongono.
01
Diagnosi dell'organizzazione
Osserviamo come informazioni, attività e decisioni circolano realmente nella tua azienda, al di là dell'organigramma. Ottieni una visione chiara delle perdite di tempo e delle priorità da affrontare.
- Colloqui e questionario per i team
- Inventario di strumenti, abbonamenti e duplicati
- Mappa di comunicazioni, attività e documenti
- Problemi prioritizzati in base al loro costo
02
Organizzazione target e scelta degli strumenti
Disegniamo prima l'organizzazione, poi scegliamo gli strumenti che la servono. Non percepiamo alcuna commissione: la raccomandazione dipende dalle tue dimensioni, dal tuo budget e dalle tue abitudini, e punta a uno strumento per ogni uso.
- Messaggistica: Slack o Microsoft Teams
- Progetti e attività: ClickUp, Asana, Trello, Monday.com, Jira o Notion
- Confronto motivato sui tuoi usi reali
- Piano di disdetta degli abbonamenti inutili
03
Comunicazione e rituali
Definiamo dove comunicare, come mettere per iscritto una decisione e quali riunioni mantenere. Stati visibili e rituali brevi sostituiscono le lunghe catene di e-mail e gli aggiornamenti inutili.
- Canali, spazi e convenzioni di denominazione
- Regole di comunicazione scritta e asincrona
- Rituali di team brevi e utili
- Organizzazione adattata ai fusi orari
04
Progetti, attività e documentazione
Configuriamo i tuoi strumenti perché ognuno sappia chi fa cosa, entro quando e dove trovare le informazioni. I modelli pronti all'uso evitano di ripartire da zero a ogni progetto.
- Modelli di progetto, stati e responsabilità
- Tabelle di monitoraggio condivise
- Base documentale e procedure interne
- Migrazione dei progetti e dei documenti utili
05
Automazioni e integrazioni
Colleghiamo i tuoi strumenti tra loro e automatizziamo le attività ripetitive: creazione di attività, notifiche, copie di dati, solleciti. I tuoi team passano meno tempo a ricopiare e più tempo ad andare avanti.
- Automazioni con Zapier, Make o Power Automate
- Integrazioni native tra messaggistica, progetti e documenti
- Flussi di approvazione e moduli
- Diritti di accesso e spazi per team
06
Formazione e adozione
Uno strumento adottato vale più di uno strumento perfetto. Iniziamo con un team pilota volontario, formiamo ogni team sui propri casi e adattiamo in base ai loro riscontri.
- Linee guida d'uso scritte e condivise
- Formazioni brevi per team, a distanza
- Punto di verifica dopo un mese
- Indicatori di utilizzo
07
Amministrazione nel tempo
Se lo desideri, manteniamo in forma la tua organizzazione: amministrazione degli strumenti, inserimento dei nuovi arrivati e revisione regolare. Così l'organizzazione sopravvive alle partenze e alla crescita.
- Amministrazione di spazi e diritti
- Inserimento dei nuovi collaboratori, anche a distanza
- Nuove automazioni in base alle tue esigenze
- Revisione periodica dell'organizzazione
Escluso dal perimetro o opzionale
- Gli abbonamenti agli strumenti (Slack, ClickUp, Notion, Zapier…) sono sottoscritti a tuo nome e restano a tuo carico; non ne rivendiamo nessuno.
- Non ci occupiamo né di selezione del personale né di consulenza HR: organizziamo il lavoro e gli strumenti, non i contratti.
Deliverable
Organizzazione e flussi di lavoro: cosa ricevete
- Diagnosi dell'organizzazione e degli strumenti attuali
- Organizzazione target e scelta degli strumenti
- Configurazione, migrazione e automazioni
- Guida d'uso, formazione e monitoraggio dell'adozione
Competenze
Organizzazione e flussi di lavoro: tecnologie e pratiche
SlackMicrosoft TeamsClickUpNotionAsanaTrelloMonday.comJiraGoogle WorkspaceZapier / Make
Il nostro metodo
Partiamo da dove sei tu.
Un'idea nuova, un prodotto già online o una situazione urgente non si affrontano allo stesso modo. Adattiamo l'avvio del lavoro prima di applicare un processo rigoroso e trasparente.
Team in crescita01
L'organizzazione informale non basta più
Ciò che funzionava in cinque non funziona più in quindici: impostiamo un’organizzazione semplice prima che si instauri il disordine.
Prime azioni
- Colloqui con ogni ruolo
- Mappa di scambi, attività e documenti
- Raccomandazione motivata degli strumenti
Troppi strumenti02
I tuoi strumenti si sovrappongono e nessuno si ritrova
Semplifichiamo: uno strumento per uso, regole chiare e migrazione dei contenuti utili.
Prime azioni
- Inventario di strumenti, costi e doppioni
- Scelta dello strumento da tenere per ogni uso
- Piano di migrazione e disdetta degli abbonamenti
Lavoro da remoto03
I tuoi team lavorano a distanza
Impostiamo un'organizzazione asincrona: si avanza senza aspettare le riunioni, in qualsiasi fuso orario.
Prime azioni
- Regole di comunicazione scritta
- Rituali brevi e bacheche condivise
- Inserimento dei nuovi da remoto
Svolgimento del progetto
Ogni fase produce una prova concreta.
Sai sempre cosa è stato fatto, cosa ricevi e cosa va approvato prima di proseguire.
- 01Da 3 a 7 giorni
Diagnosi
Osserviamo come circolano davvero informazioni, attività e decisioni nella tua azienda.
Cosa facciamo
- Colloqui e questionario ai team
- Revisione di strumenti e abbonamenti
- Individuazione delle perdite di tempo
Perché questa fase: Cambiare strumento senza capire come circolano realmente le informazioni riproduce gli stessi problemi altrove. Questa diagnosi mette dei fatti su perdite di tempo, strumenti doppi e decisioni che si perdono, per affrontare prima ciò che ti costa di più.
Come procediamo, punto per punto
- 1 Una prima videochiamata con la direzione fissa gli obiettivi e i team da incontrare.
- 2 Inviamo ai tuoi team un breve questionario anonimo su strumenti, riunioni e frustrazioni.
- 3 Conduciamo colloqui in videoconferenza con alcune persone di ogni team, anche in fusi orari diversi.
- 4 Inventariamo i tuoi strumenti e abbonamenti per individuare duplicati e licenze inutilizzate.
- 5 Disegniamo una mappa di comunicazioni, attività e documenti, con i punti in cui le informazioni si perdono.
- 6 Classifichiamo i problemi in base al loro costo in tempo e presentiamo la diagnosi in una restituzione in videoconferenza.
Chi fa cosa
Un consulente organizzativo gestisce il questionario, i colloqui e la mappatura, con un project manager che organizza gli appuntamenti. Da parte tua, la direzione sostiene l'iniziativa e alcuni membri di ogni team raccontano il loro lavoro quotidiano.
Cosa fornisci tu
- L'elenco dei tuoi strumenti e abbonamenti, con il relativo costo se possibile.
- La diffusione del questionario ai tuoi team.
- Da mezz'ora a un'ora di disponibilità di alcune persone per team.
Deliverable
Diagnosi e priorità
Punto di approvazione
Approvi i problemi da affrontare per primi.
- 02Da 1 a 2 settimane
Organizzazione target
Disegniamo la nuova organizzazione e scegliamo gli strumenti che la servono, non il contrario.
Cosa facciamo
- Canali, spazi e convenzioni di denominazione
- Modelli di progetto, stati e responsabilità
- Confronto di strumenti per dimensione e budget
Perché questa fase: Scegliere uno strumento prima di definire l'organizzazione significa piegare i tuoi team a un software. Disegnare prima chi comunica dove, chi decide cosa e come seguire un progetto permette di scegliere strumenti al servizio del tuo modo di lavorare, uno per ogni uso, senza abbonamenti superflui.
Come procediamo, punto per punto
- 1 Proponiamo un'organizzazione target: dove comunicare, dove seguire le attività, dove archiviare i documenti e come mettere per iscritto una decisione.
- 2 Definiamo canali, spazi e convenzioni di denominazione, oltre ai rituali di team da mantenere o eliminare.
- 3 Creiamo i modelli di progetto, gli stati e la ripartizione delle responsabilità.
- 4 Confrontiamo gli strumenti possibili, come Slack o Microsoft Teams, ClickUp, Asana o Notion, in base alle tue dimensioni, al tuo budget e alle tue abitudini, senza alcuna commissione.
- 5 Redigiamo linee guida d'uso chiare e il piano di disdetta degli abbonamenti inutili.
- 6 Presentiamo il tutto alla direzione in videoconferenza e lo adattiamo prima dell'approvazione.
Chi fa cosa
Il consulente organizzativo progetta il target, redige le linee guida e realizza il confronto degli strumenti, il project manager ne garantisce la coerenza. La direzione decide le scelte e alcuni responsabili di team rileggono la proposta.
Cosa fornisci tu
- Il tuo budget e i tuoi vincoli: dimensione del team, strumenti imposti, regole di sicurezza.
- La rilettura della proposta da parte di alcuni responsabili di team.
- L'approvazione dell'organizzazione target e degli strumenti da parte della direzione.
Deliverable
Organizzazione target e guida d'uso
Punto di approvazione
La direzione approva organizzazione e strumenti.
- 03Da 1 a 3 settimane
Implementazione
Configuriamo gli strumenti, migriamo l'esistente utile e automatizziamo le attività ripetitive.
Cosa facciamo
- Spazi, permessi e integrazioni tra strumenti
- Migrazione di progetti e documenti utili
- Automazioni con Zapier, Make o Power Automate
Perché questa fase: Strumenti vuoti o mal collegati scoraggiano i team fin dal primo giorno. Consegnarli configurati, popolati con ciò che di esistente è utile e collegati tra loro, poi testarli con un team pilota, evita un lancio fallito e corregge i difetti su piccola scala.
Come procediamo, punto per punto
- 1 Configuriamo spazi, canali e diritti di accesso per team negli strumenti scelti.
- 2 Attiviamo le integrazioni native tra messaggistica, gestione dei progetti e documenti.
- 3 Migriamo i progetti e i documenti ancora utili, lasciando da parte ciò che è obsoleto.
- 4 Costruiamo le automazioni con Zapier, Make o Power Automate: creazione di attività, notifiche, solleciti e flussi di approvazione.
- 5 Testiamo ogni automazione su casi reali e verifichiamo che un errore avvisi la persona giusta.
- 6 Un team pilota volontario inizia a lavorare con la nuova organizzazione e ci invia i suoi riscontri ogni settimana.
- 7 Adattiamo la configurazione e le linee guida in base a questi riscontri prima di estendere.
Chi fa cosa
Il consulente configura gli strumenti e guida il team pilota, uno specialista di automazione costruisce le integrazioni e il project manager segue l'avanzamento. Da parte tua, un amministratore apre gli accessi e il team pilota testa nel lavoro quotidiano.
Cosa fornisci tu
- Gli accessi amministratore agli strumenti scelti e agli strumenti esistenti da migrare.
- L'elenco dei progetti e dei documenti da riprendere.
- Un team pilota volontario e disponibile a dare i propri riscontri.
Deliverable
Strumenti pronti, popolati e collegati
Punto di approvazione
Un team pilota lavora nella nuova organizzazione.
- 04Da 2 a 4 settimane, poi continuativo
Adozione e assistenza
Formiamo ogni team, adattiamo in base ai loro riscontri e possiamo amministrare i tuoi strumenti nel tempo.
Cosa facciamo
- Brevi formazioni per team
- Verifica di aggiustamento dopo un mese
- Amministrazione e inserimento dei nuovi
Perché questa fase: Una nuova organizzazione ricade presto nelle vecchie abitudini se nessuno la accompagna. Formare ogni team sui propri casi, adattare dopo un mese e amministrare gli strumenti nel tempo fa sì che l'organizzazione regga nonostante partenze e crescita.
Come procediamo, punto per punto
- 1 Introduciamo la nuova organizzazione team per team, iniziando da quelli pronti.
- 2 Conduciamo formazioni brevi in videoconferenza, sui casi reali di ogni team.
- 3 Condividiamo le linee guida d'uso e guide semplici, accessibili nei tuoi strumenti.
- 4 Monitoriamo indicatori di utilizzo, come l'attività negli spazi e le attività aggiornate.
- 5 Un punto di verifica dopo un mese raccoglie ciò che blocca e correggiamo la configurazione.
- 6 Se lo desideri, in seguito amministriamo i tuoi strumenti, accogliamo i nuovi collaboratori e rivediamo l'organizzazione a intervalli regolari.
Chi fa cosa
Un formatore conduce le sessioni, il consulente monitora gli indicatori e guida il punto di verifica, poi un amministratore Dealmood può subentrare nel tempo. I tuoi responsabili di team danno l'esempio e raccolgono i riscontri.
Cosa fornisci tu
- Fasce orarie di formazione per ogni team.
- Il coinvolgimento visibile della direzione e dei responsabili di team.
- I tuoi riscontri durante il punto di verifica dopo un mese.
- Gli arrivi e le partenze da gestire, se amministriamo i tuoi strumenti.
Deliverable
Organizzazione adottata e indicatori d'uso
Punto di approvazione
I team lavorano negli strumenti senza solleciti.
Basta un primo incontro per scegliere la partenza giusta.
Esaminiamo il tuo contesto prima di proporre un perimetro, un calendario e responsabilità chiare. Il nostro team è distribuito nel mondo. A seconda del progetto, se un membro del team si trova nel tuo paese di residenza, può incontrarti di persona per seguire il tuo progetto.
Organizzazione e flussi di lavoro: domande frequenti
Quale strumento consigliate: Slack o Teams?
Dipende dal tuo ambiente. Se usi già Microsoft 365, Teams è spesso la scelta logica; Slack eccelle per i team che vivono in molti strumenti collegati. Confrontiamo sul tuo uso reale prima di consigliare.
E per le attività: ClickUp, Notion, Asana o Trello?
Trello va bene per i piccoli team che vogliono semplicità; Asana e ClickUp per chi gestisce molti progetti in parallelo; Notion quando documentazione e attività devono stare insieme. Non riceviamo commissioni: la raccomandazione dipende solo da te.
Vi occupate dell'organizzazione nel tempo?
Sì, se lo desideri: amministrazione degli strumenti, inserimento dei nuovi collaboratori, nuove automazioni e revisione regolare dell'organizzazione, così resti concentrato sul tuo lavoro.
E se i miei team resistono al cambiamento?
Coinvolgiamo i team fin dalla diagnosi, partiamo da un team pilota volontario e cambiamo solo ciò che porta un vantaggio visibile. Uno strumento adottato vale più di uno perfetto.
Il tuo progetto merita un quadro preciso
Costruiamo una soluzione che ti somigli.
Spiegaci la tua esigenza. Ti risponderemo con un primo orientamento chiaro.
Iniziamo a parlarne